Trước hết, phải khẳng định việc Doanh nghiệp có 2 hệ thống sổ sách là vi phạm pháp luật, cụ thể:
- Theo Khoản 10 Điều 13 Luật Kế toán 2015 có cấm hành vi: Lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc cung cấp, công bố các báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán.
- Theo Khoản 3 Điều 12 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Cung cấp, công bố các báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong một kỳ kế toán
- Cung cấp, công bố báo cáo tài chính sai sự thật.
- Nghiêm trọng hơn, nếu hành vi “2 sổ” nhằm trốn thuế hoặc gian lận, doanh nghiệp có thể bị xử lý theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017) – mức phạt đến 4,5 tỷ đồng hoặc phạt tù đến 7 năm.
Tuy nhiên, trên thực tế phải thừa nhận rằng có nhiều Doanh nghiệp chưa tuân thủ quy định “một sổ kế toán duy nhất” vì nhiều lý do:
- Do hiểu sai Thuế và Kế toán. Họ hiểu chi phí không được trừ của thuế thì không được ghi vào sổ kế toán. Vì vậy, họ ghi các khoản chi này vào một sổ khác. Điều này khiến DN đang làm đúng thì tự dưng trở thành làm sai.
- Một số đơn vị thực hiện 2 sổ với mong muốn “tiết kiệm thuế”.
- Một số đơn vị thực hiện 2 sổ với mục đích che giấu lợi nhuận thật với các cổ đông khác.
- Quản lý tài chính yếu, không có hệ thống kiểm soát nội bộ: Không tách biệt kế toán – thủ quỹ – giám sát – kiểm soát nội bộ. Quy trình duyệt chi, chứng từ, lưu trữ rời rạc dẫn đến “sổ chính thức” không đủ căn cứ nên phải lập “sổ phụ” để điều hành.
- Tư duy “làm kế toán để đối phó” chứ chưa “làm kế toán để quản trị”: Doanh nghiệp coi báo cáo tài chính chỉ là thủ tục nộp cho cơ quan thuế, chứ không phải công cụ điều hành. Vì vậy, họ “điều chỉnh sổ” theo hướng phục vụ kê khai, chứ không phục vụ chiến lược.
- Dữ liệu kế toán chưa được số hóa: Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý bằng Excel hoặc phần mềm đơn giản nên khó kiểm soát tồn kho, công nợ, dòng tiền. Việc lập “sổ nội bộ” (trên Excel) và “sổ thuế” (trên phần mềm kế toán) trở thành cách “linh hoạt”.
- Thiếu kết nối giữa bộ phận kế toán – bán hàng – kho – ngân hàng: Các bộ phận vận hành tách rời, số liệu không đồng nhất nên kế toán không thể phản ánh đúng doanh thu thực tế, từ đó dẫn đến phải làm song song 2 bộ dữ liệu.
- Hộ kinh doanh và doanh nghiệp chuyển đổi “nửa vời”: Nhiều hộ kinh doanh lớn chuyển thành doanh nghiệp nhưng vẫn giữ thói quen ghi chép kiểu “đơn giản, linh hoạt”.
- Thiếu hiểu biết về kế toán và pháp lý, làm theo thói quen, theo truyền miệng nên “cứ làm là làm thôi”.
- Cũng có những lý do liên quan đến việc làm 2 sổ không phải vì doanh nghiệp muốn gian lận, mà vì hệ thống cũ chưa đủ tin cậy để vừa làm đúng – vừa sống được.”.
- Do nhân sự kế toán mỏng, chỉ ghi chép thống kê phát sinh. Doanh nghiệp phải nhờ đến các đơn vị dịch vụ kế toán thuế. Từ đó dẫn đến số liệu thực tế khác xa với số liệu báo cáo.
Nhưng giờ đây, khi hóa đơn điện tử – eTax – ngân hàng – dữ liệu TMĐT – cơ sở dữ liệu dân cư đang được kết nối đồng bộ, thì việc duy trì “2 sổ” không chỉ rủi ro, mà còn là hành vi vi phạm pháp luật.
Không ít doanh nghiệp ‘trót’ có hai sổ, không phải vì muốn gian lận, mà vì họ chưa có hệ thống đủ mạnh để vừa làm đúng, vừa sống được. Nhưng giai đoạn 2025 trở đi, khi mọi dữ liệu đã minh bạch, việc ‘về 1 sổ’ không chỉ là bắt buộc mà còn là bước trưởng thành cần thiết của doanh nghiệp. Một điều may mắn là theo Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP thì Nhà nước cho phép Doanh nghiệp khi phát hiện ra sai sót trước khi quyết toán thuế thì có thể chủ động gửi lại báo cáo thuế và đóng bổ sung thuế và phạt (nếu có).
Và đây là 8 bước giúp DN đang “trót” làm 2 sổ tổ chức lại công tác kế toán thành một sổ:
Bước 1: Hiểu đúng về hoạt động SXKD của Doanh nghiệp
- Hiểu đúng mô hình kinh doanh, cấu trúc tập đoàn / cấu trúc công ty
- Hiểu rõ sản phẩm của doanh nghiệp: danh mục sản phẩm, công đoạn sản xuất, dịch vụ sau bán hàng,..
- Hiểu rõ các chuỗi giá trị trong DN
- Hiểu rõ cách thức các bộ phận trong DN tổ chức hoạt động như thế nào
- Hiểu đúng mục đích của công tác này là: minh bạch, tuân thủ pháp luật, nộp đúng đủ thuế, số liệu tổ chức thông minh để giúp cho quản trị tốt, nâng cao hiệu suất, hiệu quả, từ đó nâng cao lợi nhuận
Bước 2: Kiểm kê và đối chiếu toàn bộ dữ liệu hiện có. Đây là bước trọng yếu nhất khi bắt đầu “về 1 sổ”. Doanh nghiệp cần lập bảng kiểm kê và đối chiếu tổng thể, gồm:
- Hàng tồn kho: kiểm kê thực tế – đối chiếu sổ kho – hóa đơn – giá vốn – định mức sản xuất.
- Tiền mặt – tiền gửi: đối chiếu quỹ, sao kê ngân hàng, biên bản kiểm quỹ.
- Công nợ phải thu – phải trả: đối chiếu từng đối tác, từng hợp đồng.
- Tài sản cố định – CCDC: rà lại chứng từ mua, khấu hao, tình trạng sử dụng.
- Rà soát lại toàn bộ các khoản đang có số dư đầu kỳ, phân loại dữ liệu kế toán theo 3 nhóm: hợp lệ, cần bổ sung, không thể hợp thức hóa để xử lý đúng chiến lược.
- …
Mục tiêu: xác định chênh lệch thực tế – sổ thuế – sổ nội bộ, để biết chính xác “điểm sai lệch” trước khi xử lý.
Bước 3: Làm sạch số dư đầu kỳ. Sau khi kiểm kê, cần chốt số liệu thật và điều chỉnh lại số dư đầu kỳ cho năm tài chính chuyển đổi:
- Xác định doanh thu đúng, tránh trường hợp trốn doanh thu và tồn kho ảo.
- Loại bỏ các khoản chi phí ảo, không có chứng từ gốc.
- Ghi nhận các khoản chi phí đúng thực tế phát sinh nhưng chưa hoàn thiện chứng từ, cần đưa ra kế hoạch hoàn thiện chứng từ cho hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
- Xác nhận công nợ với các bên liên quan, tạm ứng nội bộ,… đảm bảo công nợ đúng thực tế.
- Ghi nhận lại các khoản doanh thu – chi phí chưa đúng kỳ.
- Nếu có chênh lệch tồn kho, cần xác định nguyên nhân: sai kỳ, sai đơn giá, hoặc hàng hóa không có chứng từ đầu vào,.. từ đó lập kế hoạch ghi nhận đúng bản chất nghiệp vụ.
- Lập bảng chuyển đổi số dư có thuyết minh chi tiết và được lãnh đạo phê duyệt.
Mục tiêu: đảm bảo sổ kế toán chính thức phản ánh đúng bản chất kinh doanh.
Bước 4: Phân loại rủi ro thuế và xác định khoản cần xử lý
- Lập bảng tính toán số tiền thuế và phạt phát sinh (nếu có).
- Ưu tiên xử lý các khoản ảnh hưởng đến VAT đầu vào, chi phí hợp lý TNDN, lương thưởng, chi ngoài sổ.
- Lập Tax Risk Map (bản đồ rủi ro thuế) để làm việc có kế hoạch, tránh bị “truy thu bất ngờ”.
Mục tiêu: chuẩn hóa có chiến lược, không “đập bỏ toàn bộ”.
Bước 5: Lập lại BCTC, xác định đúng vốn chủ sở hữu, tỷ lệ cổ phần,..
- Nếu phát sinh số thuế phải nộp thì DN cần chủ động kê khai lại, nộp thuế và phạt theo đúng quy định
- Nếu không phát sinh gì thì chúc mừng bạn, yên tâm hoạt động tiếp
- Xác định đúng vốn chủ sở hữu. Nhiều tình huống vốn ảo hoặc cổ đông rút tiền lãi theo cách tạm ứng,… thì cần phải họp lại, xác định số đúng để đảm bảo đủ tiền vốn góp trong DN
- Cập nhật lại sổ đăng ký cổ đông và biên bản góp vốn để khớp đúng vốn điều lệ trên hồ sơ pháp lý.
Mục tiêu: minh bạch quyền lợi và trách nhiệm của các cổ đông.
Bước 6: Chuẩn hóa hệ thống kế toán – chứng từ – phần mềm
- Rà soát và thống nhất mẫu hợp đồng, phiếu thu chi, bảng lương, định mức chi phí,..
- Thiết kế lại hệ thống tài khoản kế toán và mã hóa dữ liệu (code – mapping) thống nhất giữa kế toán quản trị, kế toán tài chính và thuế.
- Đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm kế toán – elnvoice – ngân hàng điện tử – ERP (nếu có).
- Kết nối dữ liệu kế toán, thuế, ngân hàng, ERP giúp doanh nghiệp chuyển từ ‘ghi sổ’ sang ‘quản trị bằng dữ liệu.
Mục tiêu: 1 hệ thống – 2 mục tiêu: phục vụ quản trị nội bộ và tuân thủ pháp luật.
Bước 7: Đào tạo lại đội ngũ và thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ
- Xây dựng sơ đồ tổ chức phòng kế toán, chức năng, nhiệm vụ rõ ràng.
- Lập bảng định biên nhân sự, ngân sách lương và phúc lợi của phòng kế toán.
- Lập các hướng dẫn, quy định, quy trình, quy chế như: phê duyệt chứng từ, thanh toán, lưu trữ hồ sơ…
- Đào tạo lại kế toán, thủ quỹ, nhân viên bán hàng, nhân sự về quy tắc ghi nhận đúng ngay từ đầu.
- Áp dụng Tax Control Dashboard (bộ chỉ số cảnh báo rủi ro thuế) để giám sát định kỳ.
Mục tiêu: chuyển từ “chữa cháy” sang “kiểm soát chủ động.”
Bước 8: Lập kế hoạch tài chính & kế hoạch thuế của năm chuyển đổi
- Xây dựng kế hoạch lợi nhuận và kế hoạch thuế theo chuẩn pháp lý và phản ánh đúng năng lực thật.
- Đóng góp ý kiến phân tích nhằm nâng cao doanh thu, cắt giảm chi phí nhằm gia tăng lợi nhuận cho DN.
- Làm việc với cơ quan thuế (nếu cần) theo hướng chủ động – thiện chí – minh bạch.
Mục tiêu: “về 1 sổ” mà vẫn tối ưu chi phí và bảo toàn lợi ích hợp pháp. Đây là giai đoạn ProsFIN thường cùng ban lãnh đạo doanh nghiệp thiết lập Bộ chỉ tiêu kiểm soát hiệu quả tài chính (KPI – Tax – Cashflow).
Bước 9: Quan trọng nhất.
- Sau khi “về 1 sổ”, doanh nghiệp cần kiên định thực hành đúng theo quy trình và chuẩn mực kế toán mới, tránh để ban lãnh đạo hoặc nhân sự tiếp tục xử lý theo thói quen cũ như: ghi nhận ngoài sổ, không đủ chứng từ, hay “linh hoạt” trong chi phí. Mọi nỗ lực chuẩn hóa sẽ vô nghĩa nếu hệ thống mới không được vận hành nhất quán.
- Trong giai đoạn đầu, những “phản ứng tự nhiên” hoàn toàn có thể xảy ra: chi phí nhân sự tăng lên, quy trình phức tạp hơn, nhân viên phản đối, thậm chí có người rời đi vì không thích ứng với cách làm minh bạch hơn; lợi nhuận có thể giảm nhẹ trong ngắn hạn do loại bỏ các khoản không hợp lệ. Đây là điều bình thường trong bất kỳ quá trình tái cấu trúc hệ thống tài chính – kế toán.
- Ban lãnh đạo cần chuẩn bị tâm thế, truyền thông nội bộ rõ ràng và giữ vững niềm tin vào mục tiêu dài hạn: minh bạch – an toàn – phát triển bền vững. Khi văn hóa “làm đúng ngay từ đầu” được định hình, hệ thống kế toán – tài chính mới sẽ trở thành nền tảng để doanh nghiệp tăng trưởng vững vàng và thu hút nhà đầu tư.
KẾT LUẬN
Chuyển từ “2 sổ” về “1 sổ” không chỉ là việc dọn số liệu, mà còn là quá trình tái cấu trúc hệ thống tài chính – kế toán – thuế để doanh nghiệp vững chân – minh bạch – sẵn sàng gọi vốn, niêm yết hoặc mở rộng quy mô. Đây là hành trình dũng cảm của người lãnh đạo muốn doanh nghiệp phát triển bền vững, minh bạch và có thể ‘lớn thật’.
ProsFIN không chỉ giúp doanh nghiệp làm đúng mà còn giúp họ đi xa bằng hệ thống tài chính – kế toán chuẩn mực và thông minh.
Vì thật ra, làm đúng luôn là con đường rẻ nhất và bền nhất
ProsFIN đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình “về 1 sổ”: Đúng luật – An toàn – Tối ưu – Bền vững. Vì “làm đúng”, thực ra… rẻ hơn làm sai.
#Jolie_HướngDương
#Tài_Chính_Thịnh_Vượng
#ProsFIN
#Cố_Vấn_Tài_Chính
#Tổ_chức_công_tác_kế_toán
#Kế_toán_một_sổ
#Data_Map_To_Success
#Dịch_vụ_kế_toán_thuế
#Kế_toán_trưởng_từ_xa
#CFO_từ_xa
#Kế_toán_quản_trị_chiến_lược
#Chiến_lược_thuế
#Quàn_trị_hiệu_suất
#Kiểm_soát_nội_bộ
#Kế_toán_điều_tra
#Quản_trị_gia_sản
#Tái_cấu_trúc_Doanh_nghiệp
#Chuyển_giao_thế_hệ_kế_thừa
#Doanh_nghiệp_gia_đình
#Kế_toán_Giỏi_không_bằng_phù_hợp
