Bài viết này dành cho CEO, CFO, kế toán trưởng và nhà đầu tư đang quản lý chuỗi bán lẻ thời trang, chuỗi FnB và các doanh nghiệp B2C có doanh thu trực tiếp từ người tiêu dùng.
Năm 2025, ngành bán lẻ và FnB tại Việt Nam tiếp tục nằm trong trọng tâm thanh tra, kiểm tra thuế theo định hướng tăng cường quản lý của cơ quan chức năng. Các doanh nghiệp có dư địa thu lớn, rủi ro cao về hóa đơn, hoàn thuế hoặc gian lận sẽ bị kiểm tra chặt chẽ hơn, đặc biệt trong các lĩnh vực thương mại điện tử, FnB, bán lẻ và dịch vụ tiêu dùng.
Việc bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cũng là một biện pháp quan trọng nhằm tăng cường giám sát doanh thu và giao dịch tại điểm bán. Do đó, các doanh nghiệp cần nâng cao tính minh bạch, rà soát lại hệ thống kế toán – thuế và bảo đảm tuân thủ đầy đủ trước khi bước vào giai đoạn thanh tra, kiểm tra mạnh mẽ trong năm 2025.
Dưới đây là 6 điểm kiểm soát thuế quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động rà soát và sẵn sàng hơn.
1. Siết chặt quản lý doanh thu thực tế qua hóa đơn từ máy tính tiền
Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp bán lẻ B2C như FnB, thời trang, dịch vụ cá nhân và các mô hình kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc diện áp dụng sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không còn có thể “xử lý linh hoạt” doanh thu tại quầy như trước. Dữ liệu doanh thu tại điểm bán sẽ được ghi nhận chặt chẽ hơn và có khả năng chuyển đến cơ quan thuế gần như theo thời gian thực. Nếu sử dụng không đúng chuẩn loại hóa đơn, người mua có thể không được khấu trừ hoặc ghi nhận chi phí hợp lệ.
Vì vậy, hệ thống POS, phần mềm bán hàng và quy trình ghi nhận doanh thu – chi phí cần được chuẩn hóa ngay. Đây không chỉ là yêu cầu về mặt kỹ thuật, mà còn là bước quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát doanh thu thực tế và hạn chế rủi ro thuế trong quá trình vận hành.
2. Rà soát chi phí hợp lệ, hạn chế chi phí không chứng từ
Cơ quan thuế đang siết dần việc chấp nhận các khoản chi phí không có hóa đơn đầu vào hợp lệ. Đây là vấn đề thường gặp trong các ngành FnB, thời trang và bán lẻ, nơi phát sinh nhiều khoản chi mua hàng, nguyên vật liệu, thuê ngoài, trả tiền mặt hoặc các khoản chi vận hành chưa được chuẩn hóa đầy đủ chứng từ.
Nhiều khoản chi như hàng chợ, dịch vụ thuê ngoài, thanh toán tiền mặt không có hóa đơn cần được rà soát lại và chuyển dần sang những nhà cung cấp có khả năng xuất hóa đơn rõ ràng. Nếu chi phí đầu vào không có hóa đơn không được ghi nhận, trong khi doanh thu đang phải ghi nhận đầy đủ, doanh nghiệp có thể bị thiệt về thuế thu nhập doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp có tỷ trọng chi phí không hóa đơn cao cần nhanh chóng cấu trúc lại chuỗi cung ứng và kiểm soát đầu vào. Đã đến lúc chuẩn hóa quy trình mua hàng, hợp đồng, hóa đơn và kế toán thanh toán để bảo đảm chi phí được ghi nhận hợp lệ, có đủ căn cứ giải trình khi cần thiết.
3. Tăng cường kiểm tra thuế GTGT đầu vào và thuế TNDN
Cơ quan thuế đang đẩy mạnh rà soát hai sắc thuế lớn trong ngành bán lẻ, FnB và thời trang là thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp.
Đối với thuế GTGT, nếu doanh nghiệp không kê khai đủ đầu ra, rủi ro bị phát hiện sẽ ngày càng cao hơn khi dữ liệu hóa đơn và doanh thu được kết nối chặt chẽ. Trường hợp doanh nghiệp vẫn ghi nhận nhiều hóa đơn đầu vào nhưng không tương ứng với doanh thu đầu ra đầy đủ, rủi ro bị loại thuế GTGT đầu vào có thể phát sinh.
Một thực tế thường gặp là doanh nghiệp phải “gánh VAT hộ khách hàng” trong trường hợp khách không lấy hóa đơn, nhưng doanh nghiệp lại có đầu vào tương ứng. Khi dữ liệu không được xử lý đúng chuẩn, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc giải trình với cơ quan thuế.
Đối với thuế TNDN, việc “gồng lỗ” nhiều năm nhưng vẫn mở rộng hoạt động kinh doanh có thể trở thành dấu hiệu đáng chú ý. Bên cạnh đó, các khoản chi phí lớn theo đặc thù ngành nhưng lại không có hóa đơn đầu vào hợp lệ cũng dễ bị xem xét trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.
Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn hóa báo cáo doanh thu, chi phí và hồ sơ giải trình hợp lệ ngay từ bây giờ. Việc kiểm soát dữ liệu không nên chỉ thực hiện khi có quyết định thanh tra, mà cần được tổ chức ngay trong quá trình vận hành hằng ngày.
4. Xu hướng quản trị thuế chủ động và số hóa toàn trình
Cơ quan thuế đang mở rộng phạm vi giám sát không chỉ ở hóa đơn, mà còn ở hệ thống dữ liệu vận hành của doanh nghiệp. Dữ liệu có thể được kết nối và đối chiếu từ nhiều nguồn như POS, tài khoản ngân hàng, đơn vị giao nhận, nền tảng bán hàng online và các hệ thống quản lý liên quan.
Bên cạnh đó, xu hướng báo cáo thuế qua API, sử dụng sổ kế toán điện tử và đồng bộ dữ liệu quản trị – thuế cho thấy doanh nghiệp không thể tiếp tục vận hành kế toán theo cách thủ công, rời rạc và thiếu kết nối giữa các bộ phận.
Doanh nghiệp nào còn phụ thuộc vào dữ liệu phân tán, nhập liệu thủ công, xử lý sau kỳ báo cáo hoặc thiếu kết nối giữa bán hàng – vận hành – kế toán sẽ nhanh chóng bị tụt lại. Ngược lại, doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình kế toán tích hợp và số hóa toàn trình sẽ có lợi thế trong kiểm soát rủi ro, quản trị dòng tiền và tuân thủ thuế.
Từ năm 2025, quản trị thuế cần được nhìn nhận như một phần của hệ thống vận hành số hóa, thay vì chỉ là công việc kê khai định kỳ của phòng kế toán.
5. Tăng cường thanh tra thuế chuyên đề trong ngành FnB, bán lẻ và thời trang
Năm 2025, cơ quan thuế sẽ tiếp tục tập trung kiểm tra theo chuyên đề, đặc biệt ở các lĩnh vực có rủi ro cao như FnB, bán lẻ và thời trang.
Một số nội dung thường được quan tâm gồm: doanh thu thực tế không khớp với số kê khai; chi phí chưa hợp lý như marketing, khuyến mãi, booking KOL, các khoản chi ngoài sổ sách; giao dịch liên kết, franchise, chi nhánh; dòng tiền không minh bạch hoặc thiếu hồ sơ nội bộ.
Đối với doanh nghiệp chuỗi, rủi ro càng lớn khi số lượng điểm bán tăng, nhân sự vận hành nhiều, giao dịch phát sinh liên tục và dữ liệu được quản lý qua nhiều hệ thống khác nhau. Nếu không chuẩn hóa ngay từ đầu, việc giải trình khi bị thanh tra, kiểm tra sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ kế toán, hợp đồng, chứng từ và báo cáo quản trị nội bộ. Kiểm soát dòng tiền và logic chi phí là ưu tiên quan trọng trong giai đoạn thanh tra, kiểm tra thuế được tăng cường.
6. Tuân thủ chuẩn quốc tế – bước đệm để mở rộng và gọi vốn
Trong bối cảnh thuế đang số hóa toàn trình, doanh nghiệp không chỉ cần tuân thủ quy định nội địa mà còn cần tiệm cận các chuẩn mực toàn cầu, đặc biệt khi có kế hoạch mở rộng chuỗi hoặc có vốn đầu tư nước ngoài.
Các công cụ và khái niệm như e-invoicing, tax transparency, data-driven tax compliance, input tax risk mapping và franchise intercompany transfer pricing audit cần sớm được đưa vào hệ thống tư duy và vận hành của doanh nghiệp.
Với các doanh nghiệp chuỗi hoặc có nhà đầu tư nước ngoài, việc chuẩn bị cho IFRS 15 về ghi nhận doanh thu cũng trở nên quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp chuẩn hóa nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo hợp đồng và đồng nhất các chỉ tiêu tài chính giữa báo cáo nội địa với báo cáo phục vụ kiểm toán, gọi vốn.
Đồng thời, với những doanh nghiệp có giao dịch liên kết hoặc hoạt động franchise, cần bắt đầu quan tâm đến chuẩn mực OECD – BEPS trong kiểm soát chuyển giá và minh bạch lợi nhuận nội bộ. Các giao dịch liên kết, đặc biệt là franchise nội địa hoặc mô hình công ty mẹ – công ty con, cần minh bạch về bản chất dòng tiền, chi phí chuyển giao và lợi nhuận giữ lại.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các công cụ cần thiết như Local file, Master file, hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết, hồ sơ chuẩn bị cho kiểm toán chuyển giá và nguyên tắc substance over form, tức là chứng minh giá trị kinh tế thật thay vì chỉ dựa trên hợp đồng hình thức.
Việc không lập hồ sơ giao dịch liên kết đúng quy định có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro bị loại chi phí trong quá trình thanh tra thuế. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp đang mở rộng hệ thống chuỗi, nhượng quyền, chia sẻ thương hiệu hoặc có mô hình công ty mẹ – công ty con với giao dịch dịch vụ nội bộ.
Gợi ý chiến lược dành cho doanh nghiệp
Trước các trọng điểm kiểm soát thuế trong năm 2025, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hệ thống POS, hóa đơn và quy trình ghi nhận doanh thu – chi phí. Đây là nền tảng đầu tiên để bảo đảm dữ liệu bán hàng, kế toán và thuế được kết nối thống nhất.
Doanh nghiệp cũng cần tái cấu trúc chuỗi cung ứng và nguồn đầu vào hợp pháp, hạn chế các khoản chi không có chứng từ hoặc không đủ điều kiện ghi nhận. Cùng với đó, cần chuẩn hóa cách tính giá bán, biên lợi nhuận và kiểm soát dòng tiền để tránh rủi ro về thuế.
Việc lập kế hoạch chuyển đổi dữ liệu kế toán và kiểm soát thuế theo hệ thống cần được triển khai sớm. Doanh nghiệp không nên chờ đến khi có thanh tra, kiểm tra mới bắt đầu rà soát hồ sơ.
Quan trọng hơn, chủ doanh nghiệp cần chuyển dịch tư duy: thuế không còn là hoạt động phòng ngự, mà là một phần trong chiến lược vận hành doanh nghiệp minh bạch và bền vững.
Thuế không chỉ là trách nhiệm, mà còn là lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên vận hành minh bạch, số hóa và kết nối. Nếu bạn là người quyết định tài chính, hãy bắt đầu từ một việc nhỏ nhất: rà soát lại hệ thống kế toán, POS và báo cáo thuế ngay từ tháng này.
Jolie Hướng Dương
Doanh nhân – Nhà huấn luyện
