“Công ty anh không thể có thất thoát. Tiền bạc kiểm soát chặt lắm.”

Đây là câu tôi từng nghe từ một chủ doanh nghiệp. Nhưng sự thật là đa số doanh nghiệp đều có thất thoát, chỉ là nhiều khoản không hiện ra dưới dạng “mất tiền” nên rất khó nhận ra.

Theo tôi, có 5 dạng thất thoát doanh nghiệp rất phổ biến. Điểm chung là tiền không biến mất ngay lập tức, nhưng mỗi ngày doanh nghiệp vẫn đang mất đi một phần giá trị.

1. Thất thoát doanh nghiệp vì tiền bị chôn trong hàng tồn kho

Không ai lấy mất hàng. Hàng vẫn còn trong kho. Nhưng doanh nghiệp mua nhiều hơn nhu cầu thực tế hoặc có những mặt hàng nằm trong kho cả năm trời mà chưa bán được.

Tiền vẫn nằm đó, nhưng không sinh ra giá trị. Trong thời gian hàng nằm trong kho, doanh nghiệp vẫn phải chịu chi phí lưu kho, chi phí tài chính và chi phí quản lý.

Nếu chỉ nhìn số lượng hàng còn đủ thì rất dễ nghĩ rằng doanh nghiệp không mất gì. Nhưng vốn đã bỏ ra mà chưa quay trở lại thành tiền, trong khi chi phí vẫn phát sinh. Đó chính là một dạng thất thoát doanh nghiệp.

2. Tiền nằm trong công nợ phải thu

Doanh nghiệp đã bán được hàng. Doanh thu đã ghi nhận. Lợi nhuận có thể cũng đã được ghi nhận. Nhưng tiền thì vẫn chưa thu được.

Một tình huống rất dễ gặp là kế toán nghĩ bán hàng sẽ đòi nợ, còn bộ phận bán hàng lại nghĩ kế toán đang theo dõi. Cuối cùng, không ai thực sự bám sát khoản phải thu.

Có những khoản nợ ban đầu tưởng chắc chắn sẽ thu được. Nhưng càng để lâu thì càng khó đòi. Trong thời gian đó, doanh nghiệp vẫn chịu chi phí tài chính, chi phí quản lý và còn phải đối mặt với khả năng không thu hồi được tiền.

Vì vậy, công nợ kéo dài cũng là một dạng thất thoát doanh nghiệp rất dễ bị xem nhẹ.

3. Tiền bị rò rỉ trong vận hành

Mỗi khoản chi sai, mỗi lần mua hàng chưa tối ưu, mỗi lần làm sai phải sửa lại hay mỗi quy trình thiếu hiệu quả đều làm doanh nghiệp mất tiền.

Nếu nhìn từng khoản riêng lẻ, số tiền có thể không lớn. Một lần mua chưa tốt, một lần sửa sai hay một bước làm việc thừa thường chưa đủ để CEO cảm thấy đáng lo.

Nhưng khi những việc này lặp đi lặp lại trong cả năm, tổng số tiền bị rò rỉ có thể trở thành một con số rất lớn. Đây là kiểu thất thoát diễn ra ngay trong hoạt động hàng ngày nhưng khó nhìn thấy nếu doanh nghiệp chỉ quan tâm đến các khoản chi lớn.

4. Thất thoát doanh nghiệp vì dữ liệu không chính xác

Có sản phẩm càng bán càng lỗ. Có khách hàng càng bán nhiều thì càng lỗ và càng nợ đọng. Có bộ phận được thưởng doanh số cao nhưng hiệu quả thực tế lại thấp.

Nếu dữ liệu không phản ánh đúng bản chất hoạt động, ban lãnh đạo vẫn ra quyết định nhưng thực chất là đang quyết định trong bóng tối.

Doanh nghiệp có thể tiếp tục bán một sản phẩm tưởng là tốt, tiếp tục ưu tiên một khách hàng tưởng là lớn hoặc tiếp tục đánh giá cao một bộ phận tưởng là hiệu quả. Khi dữ liệu sai, quyết định sai sẽ kéo theo thất thoát doanh nghiệp.

5. Mất tiền vì bỏ lỡ cơ hội

Doanh nghiệp không dám mở rộng, không dám gọi vốn hoặc không dám đầu tư. Không phải vì doanh nghiệp thiếu năng lực, mà vì không đủ dữ liệu để tự tin quyết định.

Khi số liệu chưa đủ rõ, CEO rất khó biết doanh nghiệp đang thực sự có bao nhiêu nguồn lực, hoạt động nào đang tạo ra giá trị và khả năng tài chính có cho phép đi tiếp hay không.

Vì vậy, một cơ hội tốt bị bỏ lỡ cũng là một dạng mất tiền. Đây là loại thất thoát doanh nghiệp khó nhìn thấy nhất vì nó không xuất hiện như một khoản chi đã phát sinh.

Những khoản thất thoát nguy hiểm nhất thường là những khoản doanh nghiệp không nhận ra

Những khoản thất thoát nguy hiểm nhất thường không phải là những khoản bị lấy mất. Đó là những khoản doanh nghiệp mất đi mỗi ngày nhưng không hề nhận ra.

Theo tôi, dịch vụ kế toán một sổ giúp doanh nghiệp SME nhìn lại những vấn đề này rõ hơn thông qua số liệu được tổ chức thống nhất, để doanh nghiệp có cơ sở nhận ra nơi tiền đang bị chôn, bị giữ lại, bị rò rỉ hoặc bị mất đi vì quyết định thiếu dữ liệu.