Trong doanh nghiệp thương mại, doanh thu rất dễ tạo cảm giác an tâm. Đơn hàng chạy đều, kho xuất liên tục, nhân viên bán hàng lúc nào cũng bận. Nhưng có những mặt hàng bán rất chạy mà lãi rất mỏng; có kênh doanh thu cao nhưng sau phí, quảng cáo và vận chuyển thì gần như không còn gì; cũng có chi nhánh nhìn đông khách nhưng vốn nằm trong kho quá nhiều.

Đó là lý do tôi cho rằng kế toán của công ty thương mại phải đi xa hơn việc ghi nhận số liệu. Kế toán phải giúp CEO nhìn được chất lượng của doanh thu.

1. Báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm: bán chạy chưa chắc đáng bán

Nhiều công ty xếp hạng sản phẩm bằng doanh thu. Cách nhìn này dễ làm doanh nghiệp ưu tiên sai. Một mã hàng có thể bán rất nhiều nhưng phải giảm giá mạnh, tặng kèm nhiều, phát sinh đổi trả hoặc chiếm quá nhiều vốn tồn kho.

Kế toán quản trị nên tách ít nhất doanh thu, giá vốn, chiết khấu, chi phí bán hàng trực tiếp và phần chi phí có thể quy về từng nhóm sản phẩm. Khi đó CEO mới nhìn được sản phẩm nào đang tạo lợi nhuận thật, sản phẩm nào chỉ làm doanh số đẹp.

Điểm quan trọng: đừng loại một mặt hàng chỉ vì biên lợi nhuận thấp. Có sản phẩm biên thấp nhưng kéo khách vào để mua thêm sản phẩm khác. Kế toán phải đọc cùng hành vi mua hàng, không chỉ nhìn từng mã độc lập.

2. Báo cáo lợi nhuận theo kênh bán: đông đơn chưa chắc hiệu quả

Website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, đại lý, cửa hàng. Mỗi kênh có cấu trúc chi phí khác nhau. Nếu chỉ gom doanh thu về một cục, doanh nghiệp sẽ rất dễ đổ thêm tiền quảng cáo vào kênh đang tạo doanh số nhưng không tạo lợi nhuận.

Báo cáo theo kênh phải tính đủ những khoản có thể truy được: phí nền tảng, quảng cáo, vận chuyển, khuyến mại, hoàn hàng, nhân sự vận hành kênh và chi phí thanh toán. Khi đó ngân sách tiếp thị mới đi theo dữ liệu thay vì cảm giác.

3. Báo cáo theo điểm bán và nhân sự: biết nơi nào đang tạo kết quả

Có chi nhánh đông khách nhưng tiền thuê cao, nhân sự dày, hàng tồn lớn. Có nhân viên doanh số thấp hơn đồng nghiệp nhưng bán được nhóm hàng biên lợi nhuận tốt, ít nợ xấu và ít phát sinh khiếu nại.

Nếu doanh nghiệp chỉ thưởng theo doanh số, hệ thống rất dễ khuyến khích mọi người bán bằng mọi giá. Một báo cáo tốt nên giúp quản lý nhìn đồng thời doanh thu, biên lợi nhuận, công nợ và chi phí phục vụ theo điểm bán hoặc người phụ trách.

4. Quản trị tồn kho bằng số: lợi nhuận có thể chết trong kho

Công ty thương mại thường sợ thiếu hàng. Nhưng ôm hàng quá nhiều cũng là một loại rủi ro. Tiền mua hàng đã đi ra, doanh thu chưa về, trong khi chi phí kho và chi phí vốn vẫn chạy từng ngày.

Kế toán cần phối hợp với mua hàng và kinh doanh để theo dõi vòng quay tồn kho, ngày tồn kho, hàng chậm luân chuyển, mức tồn tối thiểu – tối đa và lượng vốn bị giữ theo từng nhóm hàng.

Đây là chỗ chiến lược tài chính gặp vận hành. Một quyết định nhập hàng tốt không phải nhập được giá rẻ nhất, mà là mua đúng lượng, bán đúng tốc độ và không để vốn nằm yên quá lâu.

5. Bản đồ giá trị: khách hàng thực sự trả tiền cho điều gì?

Đây mới là phần khó nhất. Khách mua vì giá? Vì giao nhanh? Vì tư vấn tốt? Vì luôn có hàng? Vì thương hiệu? Hay vì doanh nghiệp cho công nợ thuận tiện hơn?

Kế toán không tự trả lời câu hỏi này một mình, nhưng dữ liệu kế toán giúp kiểm chứng. Nếu nhóm khách dùng dịch vụ tư vấn sâu có tỷ lệ quay lại cao và biên lợi nhuận tốt, đó là giá trị nên đầu tư. Nếu khách chỉ đến khi giảm giá mạnh, doanh nghiệp cần xem lại chất lượng lợi thế cạnh tranh.

Nhà phân phối đồ dùng khách sạn: doanh thu tốt nhưng sai danh mục

Tình huống minh họa phương pháp tư vấn, không phải dữ liệu của một khách hàng cụ thể.

Doanh nghiệp bán từ khăn, đồ dùng phòng, máy sấy, xe đẩy đến vật tư buồng phòng. Trước đây báo cáo cho thấy nhóm hàng tiêu hao có doanh thu lớn nhất nên công ty liên tục tăng tồn.

Khi bóc lại lợi nhuận theo nhóm khách và đơn hàng, doanh nghiệp phát hiện phần tiền tốt nhất lại đến từ các bộ sản phẩm trọn gói cho khách sạn mới khai trương. Khách không chỉ mua hàng; họ trả tiền cho khả năng tư vấn danh mục, gom nhiều mặt hàng và giao đúng tiến độ.

Sau đó công ty giảm bớt hàng tiêu hao chậm, giữ sâu những mã có vòng quay tốt và tập trung đội bán vào các gói giải pháp có biên lợi nhuận cao hơn.

Mẫu báo cáo CEO nên yêu cầu kế toán thương mại

Cảnh báo pháp lý: báo cáo quản trị được linh hoạt, số liệu kế toán thì không được bịa

Doanh nghiệp có thể thiết kế nhiều báo cáo quản trị khác nhau. Nhưng chứng từ, sổ kế toán và báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực. Giả mạo, khai man chứng từ kế toán khi chưa đến mức truy cứu hình sự có thể bị phạt 20-30 triệu đồng; giả mạo hoặc khai man báo cáo tài chính có thể bị phạt 40-50 triệu đồng theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP, hiện đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 132/2026/NĐ-CP.

Nếu hành vi vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng và đủ yếu tố cấu thành tội phạm, Điều 221 Bộ luật Hình sự có khung hình phạt cao nhất tới 20 năm tù. Đây không phải chế tài cho việc “quản trị kém”, mà chỉ áp dụng khi có hành vi, hậu quả và điều kiện luật định.