Kỹ năng mềm của kế toán: giỏi nghề sao chưa được trọng dụng?
Jolie Hướng Dương · Cố vấn tài chính doanh nghiệp · ProsFIN
Làm cẩn thận, chịu trách nhiệm, số liệu đúng nhưng đề xuất vẫn bị để lại trên bàn. Nếu từng trải qua cảm giác ấy, có thể bạn đã tự hỏi: mình còn phải cố gắng đến đâu? Kỹ năng mềm của kế toán là một khía cạnh cần nhìn lại khi chuyên môn chưa chuyển thành ảnh hưởng trong doanh nghiệp.
Vì sao làm đúng vẫn chưa đủ để tạo ảnh hưởng?
Một bảng số liệu chỉ hoàn thành vai trò quản trị khi người nhận hiểu vấn đề và biết cần quyết định gì. Kế toán có thể đã kiểm tra rất kỹ, nhưng CEO vẫn chưa nhìn ra ngay nguy cơ thiếu tiền, phòng kinh doanh chưa hiểu điều kiện bán chịu, còn kho chưa rõ dữ liệu cần cung cấp.
Khoảng cách xuất hiện khi mỗi bộ phận dùng một ngôn ngữ. Kế toán nói về chứng từ và ghi nhận; kinh doanh quan tâm đơn hàng; sản xuất cần tiến độ. Theo Jolie Hướng Dương, người kế toán cần kết nối các nhu cầu ấy để chuyên môn phát huy tác dụng.
Điều này phù hợp với phân tích của ACCA về vai trò của giao tiếp: thông tin cần đến đúng người, được hiểu rõ và hỗ trợ phối hợp, kiểm soát trong tổ chức.
5 nhóm kỹ năng mềm của kế toán cần rèn luyện
1. Giao tiếp và lắng nghe: hiểu nhu cầu trước khi kết luận
Khi bộ phận kinh doanh vừa nêu đề xuất, một câu “sai rồi, không được làm” có thể khiến cuộc trao đổi dừng lại. Người nghe chưa hiểu rủi ro, còn kế toán có thể chưa hiểu mục tiêu thực sự của đề xuất.
Hãy hỏi họ muốn đạt điều gì, đang vướng ở đâu và có thể thay đổi điều kiện nào. Giao tiếp rõ ràng giúp yêu cầu đúng luật trở thành việc các bên hiểu cách thực hiện.
2. Phối hợp và xây dựng quan hệ: dữ liệu đến từ nhiều bộ phận
Muốn tính giá thành, kế toán cần dữ liệu sản xuất. Muốn quản lý công nợ, phải phối hợp với kinh doanh. Muốn quản lý tồn kho, phải làm việc cùng kho. Chất lượng công việc vì thế phụ thuộc cả vào sự hợp tác của đôi bên.
Nếu người cung cấp chỉ nhận yêu cầu thúc giục mà không hiểu mục đích, họ khó chủ động xử lý. Trong trao đổi, kế toán nên làm rõ dữ liệu nào cần dùng, thời điểm cần có và vướng mắc đang tồn tại. Đây cũng là nền tảng để tổ chức công tác kế toán hiệu quả.
3. Đàm phán và xử lý xung đột: đưa ra phương án có điều kiện
Kinh doanh muốn tiếp tục bán hàng trong khi khách đang nợ quá hạn. Nếu hai bên chỉ bảo vệ mục tiêu riêng, bất đồng dễ biến thành đối đầu: một bên cần doanh thu, bên kia cần bảo vệ dòng tiền.
Chẳng hạn, kế toán có thể đề xuất khách thanh toán 50% nợ cũ, cam kết lịch trả phần còn lại và tiếp tục giao trong hạn mức. Đây là phương án minh họa, không phải tỷ lệ áp dụng cho mọi khách hàng. Điều kiện cụ thể phải dựa trên khả năng thu hồi, chính sách tín dụng và thẩm quyền phê duyệt.
4. Trình bày và kể chuyện bằng dữ liệu: nói rõ hệ quả
Gửi bảng công nợ dài rồi nói “sếp xem giúp em” khiến người nhận phải tự tìm vấn đề. Trong khi đó, điều CEO cần có thể chỉ là khoản nợ nào đe dọa kế hoạch thanh toán và cần can thiệp lúc nào.
Có thể trình bày như sau: “Có 3 tỷ đồng nợ quá hạn; nếu tháng này không thu được 2 tỷ đồng, cuối tháng có nguy cơ thiếu tiền trả lương.” Đây là số liệu giả định minh họa. Khi áp dụng, kết luận phải được kiểm tra bằng kế hoạch thu – chi, không suy ra thiếu tiền chỉ từ tổng công nợ.
5. Phản biện, thuyết phục và tạo ảnh hưởng: dùng dữ liệu trả lời
Khi CEO cân nhắc đầu tư, câu trả lời “nên” hoặc “không nên” thường chưa đủ. Kế toán cần làm rõ vốn đầu tư, nguồn tài trợ, thời gian hoàn vốn và điều gì xảy ra khi giả định thay đổi.
Chẳng hạn, nếu doanh thu giảm 20% thì phương án đầu tư sẽ thay đổi thế nào? Đây là giả định kiểm tra độ nhạy, không phải dự báo thị trường. Trình bày cả cơ sở tính và giới hạn giúp người ra quyết định hiểu phương án, thay vì phải tin vào một kết luận chưa được giải thích.
Tình huống minh họa: công ty phân phối vật liệu xây dựng
Một khách hàng đang nợ quá hạn tiếp tục đặt hàng. Nhân viên kinh doanh muốn giữ quan hệ; kế toán lo tiền không về đúng lịch. Nếu cuộc trao đổi chỉ xoay quanh “bán” hay “không bán”, mỗi bên sẽ thấy mình bị cản trở.
Trong tình huống giả định này, kế toán lắng nghe lý do cần giao hàng, đối chiếu lịch sử thanh toán cùng kinh doanh rồi trình người có thẩm quyền một phương án có điều kiện. Báo cáo làm rõ số nợ, tiền dự kiến thu, phần công nợ còn lại và giới hạn cần kiểm soát.
5 kỹ năng xuất hiện trong cùng một công việc: nghe để hiểu, phối hợp lấy dữ liệu, thương lượng điều kiện, trình bày tác động và thuyết phục bằng căn cứ. Kỹ năng mềm của kế toán phát huy giá trị ngay trong các quyết định hằng ngày.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán hướng nội có thể rèn kỹ năng mềm không?
Hướng nội không đồng nghĩa giao tiếp kém. Có thể bắt đầu bằng chuẩn bị câu hỏi, lắng nghe kỹ và trình bày rõ ý chính trong phạm vi công việc quen thuộc.
Nên ưu tiên kỹ năng nào trước?
Chọn điểm đang làm công việc bị gián đoạn: khó hiểu nhau thì rèn sự lắng nghe; báo cáo chưa được sử dụng thì rèn cách trình bày đề xuất.
Từ con số đúng đến quyết định có giá trị
Theo Jolie Hướng Dương, chuyên môn giúp kế toán tạo ra những con số đúng; kỹ năng mềm giúp các con số ấy tạo ra thay đổi. Khi kết nối dữ liệu với người sử dụng, kế toán đóng góp rõ hơn vào quản trị tài chính doanh nghiệp, kiểm soát nội bộ và chiến lược tài chính.
