Kế toán phải phản ánh nghiệp vụ thực tế trên cơ sở chứng từ phù hợp. Việc chi phí có được trừ khi tính thuế hay không là bước đánh giá thuế riêng. Loại khoản chi chưa đủ điều kiện thuế khỏi hệ thống buộc doanh nghiệp phải dùng file ngoài, làm đứt gãy tính đồng nhất của dữ liệu.

Mua hàng không chứng từ, thiết kế lương thiếu nhất quán rồi bổ sung chi phí khống là sai lầm nghiêm trọng. Tối ưu hợp pháp phải đến từ năng suất, chính sách giá và cấu trúc vận hành được thiết kế trước khi giao dịch phát sinh.

Coi VAT thu hộ là tiền có thể tự do sử dụng dẫn đến việc trì hoãn xuất hóa đơn hoặc để doanh thu ngoài sổ. Khi dữ liệu POS, ngân hàng và sổ sách lệch nhau, kiểm soát nội bộ sẽ sụp đổ trước khi cơ quan quản lý kiểm tra.

Khi quy trình chưa chuẩn hóa, nhân sự nghỉ việc sẽ làm mất logic đối chiếu và lịch sử điều chỉnh. Hệ thống chuẩn phải đảm bảo khả năng truy vết từ báo cáo tổng hợp về chứng từ gốc độc lập với cá nhân.

Dùng quỹ công ty cho mục đích riêng hoặc nhận tiền bán hàng qua tài khoản cá nhân khiến kế toán phải lập “bảng phụ” để theo dõi tiền thật. Điều này phá vỡ kỷ luật dòng tiền và gây rủi ro tranh chấp cổ đông.