Vấn đề: doanh thu đã phát sinh nhưng doanh nghiệp không lập hóa đơn, hoặc chỉ phản ánh một phần giá trị giao dịch nhằm giảm doanh thu kê khai.

Rủi ro: khi phát sinh tranh chấp, bảo hành, nghiệm thu, dòng tiền hoặc kiểm tra thuế, chính doanh nghiệp sẽ thiếu bằng chứng nhất quán để bảo vệ giao dịch. Từ 16/01/2026, mức phạt không lập hóa đơn được xác định theo số lượng hóa đơn vi phạm; với tổ chức, khung có thể từ 1 triệu đồng đến 80 triệu đồng tùy số lượng và trường hợp cụ thể.

Cách đúng: xây quy trình xác định thời điểm lập hóa đơn theo từng loại giao dịch, có đối soát giữa hợp đồng – bàn giao – hóa đơn – công nợ – tiền thu.

Một định mức nguyên vật liệu chỉ có giá trị khi phản ánh được quy trình sản xuất thực tế, hao hụt hợp lý và có căn cứ kỹ thuật. Tăng định mức chỉ để làm tăng giá vốn có thể khiến dữ liệu sản xuất mất logic.

Tương tự, sử dụng hóa đơn không hợp pháp để tạo chi phí hoặc khấu trừ thuế có thể dẫn tới xử phạt hành chính, truy thu và trong trường hợp đủ yếu tố có thể bị xem xét theo quy định về trốn thuế hoặc hóa đơn.

Cách đúng: chuẩn hóa định mức theo kỹ thuật, theo dõi chênh lệch định mức – thực tế và chỉ ghi nhận chi phí có giao dịch thật, hồ sơ thật, phục vụ hoạt động kinh doanh thật.

Tiền lương muốn được tính vào chi phí phải phản ánh quan hệ lao động hoặc công việc có thật, có hồ sơ và chứng từ phù hợp. Việc sử dụng thông tin của người không thực sự làm việc để tạo chi phí lương làm phát sinh nhiều lớp rủi ro: thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, lao động, bảo hiểm và trách nhiệm về dữ liệu kê khai.

Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính năm 2026, đối với khoản chi trả lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, để được tính vào chi phí được trừ còn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Cách đúng: hồ sơ nhân sự phải phản ánh đúng người – đúng công việc – đúng thời gian – đúng số tiền – đúng phương thức thanh toán.

Có hóa đơn không đồng nghĩa với chi phí được trừ. Điều kiện quan trọng là khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời đáp ứng yêu cầu về hóa đơn, chứng từ và thanh toán.

Ví dụ: chi phí sửa nhà riêng của chủ doanh nghiệp, mua tài sản phục vụ nhu cầu cá nhân hoặc khoản chi không chứng minh được mục đích kinh doanh có thể không đáp ứng điều kiện thuế dù doanh nghiệp đang cầm hóa đơn.

Cách đúng: xây ma trận chi phí theo 3 lớp: mục đích kinh doanh – hồ sơ chứng minh – điều kiện thanh toán. Không xử lý chi phí chỉ bằng việc “có hóa đơn hay chưa”.

Doanh nghiệp có thể có nhiều báo cáo quản trị phục vụ các mục tiêu phân tích khác nhau. Nhưng pháp luật kế toán không cho phép duy trì nhiều hệ thống sổ kế toán tài chính để phản ánh các “sự thật tài chính” khác nhau.

Cục Thuế đã cảnh báo về hệ quả pháp lý khi sử dụng hai hệ thống sổ kế toán nhằm trốn thuế. Nếu hành vi đủ dấu hiệu trốn thuế, mức phạt hành chính có thể từ 1 đến 3 lần số thuế trốn; trường hợp đủ yếu tố hình sự, cá nhân có thể đối diện mức phạt tù cao nhất đến 7 năm theo Điều 200 Bộ luật Hình sự.

Cách đúng: dùng một nguồn dữ liệu tài chính gốc; báo cáo thuế và báo cáo quản trị có thể khác cách trình bày, phân bổ hoặc góc nhìn nhưng phải truy nguyên được về cùng giao dịch thật.