Hôm qua tôi tiếp một doanh nghiệp thời trang bán hàng online. Điều làm tôi bất ngờ không phải doanh thu. Công ty có đủ nhân sự kế toán, nhưng khi chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty thì cả phòng kế toán gần như “đứng hình” vì toàn bộ quy trình cũ không còn phù hợp.

Theo tôi, đây không phải câu chuyện của riêng doanh nghiệp này. Thương mại điện tử đã thay đổi hoàn toàn cách làm kế toán. Có 5 thay đổi rất lớn mà doanh nghiệp và phòng kế toán cần nhìn rõ.

1. Kế toán thương mại điện tử phải làm việc trên dữ liệu

Kế toán không còn chỉ làm việc trên chứng từ. Kế toán phải làm việc trên dữ liệu.

Nếu mã hàng, mã khách hàng và SKU giữa website, Shopee, TikTok Shop, kho và phần mềm kế toán không thống nhất thì dữ liệu sẽ không thể tự động kết nối. Khi dữ liệu không kết nối, doanh nghiệp không thể tự động hạch toán, không thể đối soát và cũng không thể lên báo cáo chính xác.

Vì vậy, với kế toán thương mại điện tử, việc chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu là điều kiện để toàn bộ hệ thống phía sau vận hành được.

2. Kế toán không chỉ ghi nhận doanh thu mà phải đối soát doanh thu

Kế toán không còn hạch toán chủ yếu bằng tay. Thay vào đó phải xử lý và đối soát dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau như dữ liệu hóa đơn điện tử, dữ liệu ngân hàng, doanh thu nền tảng, ERP, tiền thực nhận, phí sàn, voucher, hoàn hàng và công nợ.

Nếu những số liệu này không khớp, doanh nghiệp sẽ không biết chính xác doanh thu và công nợ. Có doanh thu chưa chắc đã có tiền. Có tiền chưa chắc đã đúng doanh thu.

Đó là lý do kế toán thương mại điện tử phải đối soát liên tục thay vì chỉ ghi nhận số liệu rồi chờ đến cuối kỳ.

3. Không còn xuất hóa đơn thủ công mà phải tự động hóa

Một ngày vài nghìn đơn hàng thì không ai có thể ngồi xuất từng hóa đơn được nữa.

Doanh nghiệp phải kết nối phần mềm bán hàng, ERP và hóa đơn điện tử để dữ liệu tự động chạy.

Ở đây, vấn đề không chỉ là một thao tác nghiệp vụ kế toán. Đây là năng lực tổ chức hệ thống dữ liệu để dữ liệu đi đúng từ điểm phát sinh đến bước ghi nhận.

Với kế toán thương mại điện tử, tự động hóa hóa đơn chỉ có thể vận hành tốt khi dữ liệu đầu vào đã được tổ chức thống nhất.

4. Không còn kiểm kho cuối tháng mà phải kiểm soát theo thời gian thực

Chỉ cần tồn kho trên hệ thống sai một sản phẩm, website vẫn nhận đơn, Shopee vẫn bán, TikTok vẫn quảng cáo nhưng kho thực tế không còn hàng. Doanh nghiệp có thể mất khách ngay lập tức.

Vì vậy, doanh nghiệp phải đảm bảo dữ liệu tồn kho giữa kho và các nền tảng bán hàng luôn được đồng bộ theo thời gian thực.

Đây là một thay đổi rất rõ của kế toán thương mại điện tử: kiểm soát dữ liệu tồn kho không thể chờ đến cuối tháng mới thực hiện.

5. Kế toán không còn là người ghi sổ mà là người thiết kế dòng chảy dữ liệu

Theo tôi, đây là thay đổi quan trọng nhất. Một dữ liệu chỉ nhập một lần nhưng phải sử dụng được cho bán hàng, kho, kế toán, thuế và quản trị.

Kế toán không chỉ biết định khoản. Kế toán còn phải biết dữ liệu sinh ra ở đâu, đi qua hệ thống nào và ai chịu trách nhiệm ở từng điểm.

Khi đó, kế toán thương mại điện tử không chỉ xử lý số liệu sau khi giao dịch đã xảy ra, mà còn tham gia tổ chức cách dữ liệu vận hành xuyên suốt trong doanh nghiệp.

Thương mại điện tử thay đổi cách tổ chức công tác kế toán

Theo tôi, thương mại điện tử không làm thay đổi nguyên lý kế toán. Nhưng nó thay đổi hoàn toàn phương pháp tổ chức công tác kế toán.

Vì vậy, doanh nghiệp và kế toán cần biết chuẩn hóa dữ liệu, thiết kế quy trình và tổ chức công tác kế toán , kết nối hệ thống và kiểm soát dữ liệu xuyên suốt. Đó là nền tảng để kế toán thương mại điện tử vận hành đúng với quy mô bán hàng online.

Đó là nền tảng để kế toán thương mại điện tử vận hành đúng với quy mô bán hàng online.