KẾ TOÁN TRƯỞNG CÀNG GIỎI CHUYÊN MÔN CÀNG DỄ… KHỔ?
Có một nghịch lý khá quen thuộc trong nghề kế toán.
Nhân viên hạch toán sai, bạn sửa.
Báo cáo không kịp, bạn làm.
Quyết toán thuế có vấn đề, bạn đứng ra xử lý.
Sếp cần số gấp, cuối cùng vẫn gọi bạn.
Ở cấp độ cao hơn của nghề kế toán, năng lực không chỉ nằm ở việc tự mình giải quyết được một vấn đề. Kế toán trưởng còn phải xây được đội ngũ, quy trình và hệ thống để công việc không phụ thuộc hoàn toàn vào một người.
1. Xây dựng đội ngũ
Kế toán trưởng không thể vừa kiểm tra hóa đơn, vừa duyệt hạch toán, vừa chốt thuế, vừa làm báo cáo quản trị.
Điều quan trọng là phải xây được một đội ngũ mà mỗi người hiểu việc, rõ trách nhiệm và biết mình phải kiểm soát rủi ro ở đâu.
Đây là bước chuyển từ một người làm được nhiều việc sang một người tổ chức được nhiều người cùng làm đúng việc.
2. Huấn luyện và cố vấn
Khi nhân viên hỏi: “Hóa đơn này hạch toán thế nào chị?”, cách nhanh nhất là đưa ngay đáp án.
Nhưng nếu lần nào nhân viên hỏi cũng được nhận ngay câu trả lời, người giải quyết vấn đề cuối cùng vẫn là Kế toán trưởng.
Thay vào đó, hãy dạy nhân viên cách đọc hợp đồng, nhìn bản chất giao dịch, kiểm tra chứng từ và tự đánh giá rủi ro thuế.
3. Quản lý hiệu suất bằng kết quả
Phòng kế toán có 10 người, ai cũng bận. Nhưng báo cáo vẫn chậm 20 ngày thì chưa chắc đã hiệu quả.
Người lãnh đạo phải đo được:
- Bao giờ chốt sổ?
- Bao nhiêu sai sót?
- Công nợ quá hạn thế nào?
- Báo cáo quản trị có đúng hạn không?
Không quản lý bằng cảm giác “nhân viên của tôi rất bận”, mà phải quản lý chuỗi hành động và kết quả đầu ra.
Đây cũng chính là tư duy của kế toán quản trị: số liệu không chỉ để ghi nhận những gì đã xảy ra, mà phải giúp người quản lý nhìn thấy hiệu suất thực tế của hệ thống.
4. Tạo động lực và truyền cảm hứng
Đừng để nhân viên nghĩ rằng họ chỉ đang nhập hóa đơn và đối chiếu số liệu.
Một lần kiểm soát công nợ tốt có thể giúp doanh nghiệp tránh mất tiền. Một báo cáo dòng tiền tốt có thể giúp CEO tránh thiếu thanh khoản.
Khi kế toán hiểu giá trị mình tạo ra, họ sẽ nhìn nghề của mình khác đi.
5. Dẫn dắt sự thay đổi
Doanh nghiệp đang chuyển từ nhập liệu thủ công sang tự động hóa, từ phần mềm đơn lẻ sang ERP, từ nhiều nguồn dữ liệu về một nguồn dữ liệu và đồng thời phải bảo đảm yêu cầu tuân thủ thuế.
Kế toán trưởng không thể chỉ nói: “Từ mai chúng ta làm khác đi”.
Người lãnh đạo phải giúp đội ngũ hiểu vì sao phải thay đổi, dữ liệu cũ cần làm sạch thế nào, quy trình mới vận hành ra sao và ai chịu trách nhiệm tại từng điểm kiểm soát.
Đây cũng là lúc kiểm soát nội bộ cần được thiết kế song song với thay đổi quy trình và công nghệ.
Từ một Kế toán trưởng giỏi đến một người lãnh đạo giỏi
Giỏi chuyên môn giúp bạn tự mình giải quyết được một vấn đề.
Nhưng giỏi lãnh đạo giúp bạn xây được một đội ngũ, một quy trình và một hệ thống có thể giải quyết hàng nghìn vấn đề mà không cần tất cả đều phải chạy qua bạn.
