2026: Hết thời khai khống tiền lương để tăng chi phí
“Kê thêm vài nhân viên cho tăng chi phí lương được không?” Nếu vẫn còn coi đây là một cách tối ưu thuế, doanh nghiệp đang mang tư duy cũ vào một môi trường dữ liệu đã khác rất nhiều.
Trước đây, hồ sơ lương chủ yếu nằm trong doanh nghiệp: hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, phiếu chi. Nếu bộ hồ sơ nhìn có vẻ đầy đủ, nhiều người cho rằng “thế là xong”.
Bây giờ, thông tin của một người có thể xuất hiện ở nhiều nơi hơn: hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp, tài khoản thuế điện tử của cá nhân, dữ liệu bảo hiểm xã hội, giao dịch ngân hàng, hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự nội bộ. Điều đó làm khả năng đối chiếu giữa các nguồn tốt hơn trước.
Điểm cần nói cho đúng: không nên khẳng định tất cả hệ thống đã liên thông hoàn toàn hoặc cơ quan quản lý “chỉ cần chạy trí tuệ nhân tạo là phát hiện ngay”. Nhưng rõ ràng, dữ liệu đang số hóa nhiều hơn và một hồ sơ lương không có thật sẽ ngày càng khó đứng riêng mà không tạo ra mâu thuẫn ở các nguồn khác.
Ba lý do khai khống tiền lương ngày càng khó tồn tại
|
01
|
Một người để lại dấu vết ở nhiều loại hồ sơ
Nếu doanh nghiệp ghi nhận một nhân viên có thu nhập đều đặn, thông tin đó thường phải có logic với hợp đồng, chấm công, bảng lương, quyết toán thuế, thanh toán, bảo hiểm và thực tế công việc. Không phải trường hợp nào cũng phải xuất hiện giống hệt nhau ở mọi hệ thống. Nhưng càng nhiều nguồn dữ liệu, doanh nghiệp càng khó dùng một bộ hồ sơ “đẹp trên giấy” để giải thích cho một quan hệ lao động không có thật. |
|
02
|
Những điểm vô lý dễ bị nhìn thấy hơn
Ví dụ, một người được ghi nhận làm toàn thời gian ở hai nơi rất xa nhau trong cùng khung giờ; bảng chấm công thể hiện làm đủ nhưng không có dấu vết công việc; hoặc doanh nghiệp trả lương đều nhưng người đó không biết mình đang được kê khai ở đâu. Khi hồ sơ bắt đầu phải trả lời nhiều câu hỏi hơn, việc “mượn tên” một người để tạo chi phí không còn đơn giản như thêm một dòng vào bảng lương. |
|
03
|
Chính người lao động cũng muốn hồ sơ thu nhập của mình rõ ràng
Thu nhập cá nhân ngày càng được dùng trong nhiều việc: vay vốn, chứng minh tài chính, làm hồ sơ nhà ở, xin thị thực hoặc thực hiện nghĩa vụ thuế của chính họ. Một cá nhân có lý do để quan tâm xem doanh nghiệp đang kê khai gì dưới tên mình. Vì vậy, việc nhờ người khác “đứng tên hộ” cho một khoản lương không có thật cũng ngày càng khó chấp nhận về mặt thực tế. |
Không phải cứ trả lương là được đưa vào chi phí
Muốn chi phí tiền lương được chấp nhận khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, điều đầu tiên vẫn là khoản chi phải có thật và đáp ứng điều kiện pháp luật. Hồ sơ nên phản ánh đúng người làm việc, công việc, thời gian, mức lương và phương thức thanh toán.
Một thay đổi đáng lưu ý từ cuối năm 2025: theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hướng dẫn của Bộ Tài chính, khoản chi trả tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên muốn được tính vào chi phí được trừ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Điều này không làm một khoản lương giả thành thật chỉ vì đã chuyển khoản. Chuyển khoản chỉ là một điều kiện của hồ sơ. Bản chất lao động có thật vẫn là chuyện đầu tiên phải chứng minh.
Công ty gia công nội thất: bảng lương đủ tên nhưng không đủ thực tế
Tình huống được xây dựng để minh họa rủi ro, không phải thông tin của một khách hàng cụ thể.
Doanh nghiệp có nhiều lao động thời vụ theo công trình. Vì hồ sơ cũ lộn xộn, kế toán từng sử dụng danh sách người quen để bổ sung bảng lương cho đủ chi phí nhân công. Tên có, căn cước có, bảng chấm công cũng có. Nhưng khi rà lại từng công trình, một số người không có hồ sơ giao việc, không có bằng chứng làm việc và khoản tiền cũng không đi tới đúng người.
Cách xử lý không phải là tiếp tục “làm hồ sơ cho chặt hơn”. Doanh nghiệp phải quay về tổ chức lại quy trình tuyển và sử dụng lao động theo công trình: xác nhận người thực tế làm, hợp đồng hoặc hồ sơ giao việc phù hợp, chấm công thật, nghiệm thu khối lượng nếu trả theo sản lượng và thanh toán đúng người.
Hồ sơ mạnh không phải hồ sơ nhiều giấy. Hồ sơ mạnh là hồ sơ mà mọi giấy tờ cùng kể một câu chuyện có thật.
Doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ lương theo 5 lớp
| Lớp hồ sơ | Cần nhìn gì? | Dấu hiệu cần làm rõ |
| Nhân sự | Định danh, hợp đồng, vị trí, hồ sơ tuyển | Có tên nhưng không ai quản lý công việc |
| Công việc | Chấm công, giao việc, sản lượng, nghiệm thu | Chấm đủ nhưng không có đầu ra |
| Tiền lương | Cách tính, bảng lương, phê duyệt | Mức lương không phù hợp công việc |
| Thanh toán | Người nhận, tài khoản, thời điểm | Tiền quay về người khác hoặc chi hộ bất thường |
| Thuế – bảo hiểm | Kê khai phù hợp đối tượng và quan hệ thực tế | Hồ sơ nội bộ và dữ liệu kê khai mâu thuẫn |
Cảnh báo pháp lý: khai khống lương để giảm thuế có thể không còn là “sai hồ sơ” đơn thuần
Nếu doanh nghiệp cố ý tạo chi phí lương không có thật nhằm làm giảm số thuế phải nộp, hành vi có thể bị xem xét theo quy định về trốn thuế khi đủ yếu tố. Theo quy định xử phạt hành chính hiện hành, mức phạt trốn thuế có thể từ 1 đến 3 lần số thuế trốn tùy tình tiết, ngoài việc phải nộp đủ thuế và tiền chậm nộp.
Khi số tiền và hành vi đạt ngưỡng xử lý hình sự, Điều 200 Bộ luật Hình sự quy định cá nhân phạm tội trốn thuế có thể bị phạt tù tới 7 năm. Việc áp dụng phải căn cứ hồ sơ, số tiền, lỗi và các tình tiết cụ thể; không phải mọi sai sót về tiền lương đều tự động trở thành tội phạm.
Kế toán trưởng nên hỏi gì trước khi chốt quỹ lương?
- □ Người này có thật sự làm việc cho doanh nghiệp trong kỳ không?
- □ Có bằng chứng công việc hoặc thời gian làm việc phù hợp không?
- □ Mức lương và cách tính có căn cứ không?
- □ Tiền có được trả đúng người, đúng phương thức không?
- □ Dữ liệu thuế, bảo hiểm và hồ sơ nội bộ có kể cùng một câu chuyện không?
